W Centrum Usług Społecznych obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową niezależną od struktury organizacyjnej CUS, klasyfikację dokumentów w toku działalności Centrum. Wykaz ten służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Dokumenty wyróżniane są symboliką literową poszczególnych wydziałów i numerami poszczególnych pism.
Prowadzone ewidencje, rejestry i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych:
Rejestry:
– rejestr zarządzeń Dyrektora CUS
– rejestr legitymacji służbowych pracowników socjalnych
– rejestr wydawanych zaświadczeń
– rejestr wydawanych delegacji
– rejestr umów zlecenia i umów o świadczenie usług
– rejestr wypadków w pracy i w drodze z/do pracy
– rejestr skarg i wniosków
– rejestr zamówień publicznych
– rejestr druków ścisłego zarachowania
– rejestr kontroli
– rejestr czynności przetwarzania
– rejestr złożonych wniosków przez klientów CUS
Ewidencje:
– ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej
– ewidencja czasu pracy pracowników, w tym listy obecności pracowników
– ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych
– ewidencja osób upoważnionych do prowadzenia pojazdów służbowych
– ewidencja przebiegu pojazdów służbowych
Dokumenty archiwalne są przechowywane w archiwum zakładowym CUS, które mieści się w budynku przy ul. Poznańskiej 25. Po upływie okresu przechowywania ulegają spisowi i zniszczeniu. Dane podlegają udostępnieniu na wniosek instytucji zainteresowanej.
Klient ma prawo wglądu w dokumentację dotyczącą jego sprawy. Na wniosek klienta CUS wystawia zaświadczenie o korzystaniu z pomocy i o wysokości uzyskanych świadczeń. Zaświadczenia wydają pracownicy socjalni odpowiednio do miejsca zamieszkania klienta. Prośbę o udostępnienie danych można zgłosić osobiście jak również e-mailem: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Wgląd w dokumentację może nastąpić wyłącznie w siedzibie CUS. Natomiast zaświadczenia wydawane są tylko osobie zainteresowanej.
Formy udostępniania informacji publicznej
Udostępnianie informacji publicznych następuje poprzez ogłoszenie w internetowym Biuletynie Informacji Publicznej lub na wniosek zainteresowanego.
Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej
(t.j. Dz. U. z 2022 r., poz. 902):
– informacja publiczna, która nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej jest udostępniana na wniosek zainteresowanego (Art. 10 ust. 1);
– jeśli informacja może być niezwłocznie udostępniona, w formie ustnej lub pisemnej, osoba występująca o informację nie składa pisemnego wniosku (Art. 10 ust. 2);
– instytucja udostępniająca informację ma obowiązek umożliwić jej skopiowanie, wydrukowanie, przesłanie lub przeniesienie na powszechnie używany nośnik informacji (Art. 12 ust. 2);
– udostępnianie informacji na wniosek następuje „bez zbędnej zwłoki”, nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku (Art. 13 ust. 1);
– jeżeli jest to niemożliwe, wnioskodawca jest powiadamiany w tym terminie, o powodach opóźnienia w przekazaniu informacji oraz o nowym terminie, który nie może być dłuższy niż 2 miesiące od dnia złożenia wniosku (Art. 13 ust. 2).
Ponowne wykorzystanie informacji publicznej
Poprzez informację sektora publicznego rozumie się każdą treść lub jej część, niezależnie od sposobu utrwalenia, w szczególności w postaci papierowej, elektronicznej, dźwiękowej, wizualnej lub audiowizualnej, będącą w posiadaniu podmiotu zobowiązanego.
Poprzez ponowne wykorzystywanie rozumie się wykorzystywanie przez użytkowników informacji sektora publicznego w jakimkolwiek celu, z wyjątkiem wymiany informacji sektora publicznego między podmiotami zobowiązanymi wyłącznie w celu realizacji zadań publicznych.
Prawo do ponownego wykorzystywania podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w art. 6 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz. U. z 2023 r., poz. 1524).
Zasady udostępniania i przekazywania informacji sektora publicznego
Ponownemu wykorzystywaniu podlega informacja sektora publicznego:
- udostępniona na stronie Biuletynu Informacji Publicznej, w portalu danych lub w systemie teleinformatycznym Centrum Usług Społecznych w Swarzędzu;
- przekazana na wniosek o ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego.
Wniosek o ponowne wykorzystywanie wnosi się w przypadkach, gdy informacja sektora publicznego:
- nie została udostępniona w Biuletynie Informacji Publicznej lub w portalu danych;
- została udostępniona w sposób inny niż w Biuletynie Informacji Publicznej i nie zostały określone warunki ponownego wykorzystywania lub opłat za ponowne wykorzystywanie albo nie poinformowano o braku takich warunków lub opłat;
- będzie wykorzystywana na warunkach innych niż zostały dla tej informacji określone;
- została udostępniona lub przekazana na podstawie innych ustaw określających zasady i tryb dostępu do informacji będących informacjami sektora publicznego.
Wnioski mogą być wnoszone:
- w formie pisemnej w Sekretariacie Centrum Usług Społecznych w Swarzędzu;
- e-mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
Wniosek winien spełniać warunki formalne wskazane w art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz. U.
z 2023 r., poz. 1524).
W przypadku niespełnienia warunków formalnych wniosku, wzywa się wnioskodawcę do uzupełnienia braków, wraz z pouczeniem, że ich nieusunięcie w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania spowoduje pozostawienie wniosku bez rozpoznania. Wniosek rozpatruje się nie później niż w terminie 14 dni od dnia jego złożenia. W przypadku braku możliwości rozpatrzenia wniosku w powyższym terminie, możliwe jest przedłużenie załatwienia sprawy do 2 miesięcy, po zawiadomieniu wnioskodawcy o przyczynach opóźnienia.
Po rozpatrzeniu wniosku organ zobowiązany:
- przekazuje informację sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania bez określania warunków ponownego wykorzystywania;
- informuje o braku informacji sektora publicznego wskazanych we wniosku;
- informuje o braku warunków ponownego wykorzystywania w przypadku posiadania informacji sektora publicznego przez wnioskodawcę;
- składa ofertę zawierającą warunki ponownego wykorzystywania lub informację o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie, lub informację o przyczynach braku możliwości przekazania informacji sektora publicznego i wskazanie, w jaki sposób lub w jakiej formie informacje sektora publicznego mogą zostać przekazane;
- odmawia, w drodze decyzji, wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego.
Warunki ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego Centrum Usług Społecznych w Swarzędzu
Określa się następujące warunki dla ponownego wykorzystywania informacji sektora publicznego udostępnionych na stronach Biuletynu Informacji Publicznej, w portalu danych lub w systemie teleinformatycznym:
- informacja musi zawierać wzmiankę o źródle jej pozyskania poprzez podanie pełnej nazwy Centrum Usług Społecznych w Swarzędzu;
- należy podać datę wytworzenia lub pozyskania informacji;
- jeśli pozyskana treść informacji będzie modyfikowana należy zamieścić adnotację o tym, że uzyskana informacja została przetworzona w procesie ponownego wykorzystywania;
- jeżeli treść pozyskanej informacji lub jej fragment, ma stanowić część całości, należy ją zamieścić w tekście w formie cytatu, z przypisem informującym o źródle pochodzenia;
- poinformowanie, iż organ zobowiązany do udostępnienia informacji sektora publicznego, nie ponosi odpowiedzialności za jej przetworzenie, dalsze udostępnianie i wykorzystywanie.
Informacja o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego
Informacje sektora publicznego udostępnia się lub przekazuje w celu ponownego wykorzystywania bezpłatnie, z wyjątkiem przypadków określonych w ustawie z dnia 11 sierpnia 2021 r. o otwartych danych i ponownym wykorzystywaniu informacji sektora publicznego (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1524).
Podmiot zobowiązany może nałożyć opłatę za ponowne wykorzystywanie, jeżeli przygotowanie lub przekazanie informacji w sposób lub w formie wskazanych we wniosku o ponowne wykorzystywanie wymaga poniesienia dodatkowych kosztów.
Wysokość opłaty nie może przekroczyć sumy kosztów poniesionych bezpośrednio w celu przygotowania lub przekazania informacji sektora publicznego w celu ponownego wykorzystywania w określony sposób lub w określonej formie.
Na żądanie wnioskodawcy podmiot zobowiązany wskazuje sposób obliczenia opłaty za ponowne wykorzystywanie w odniesieniu do złożonego przez tego wnioskodawcę wniosku o ponowne wykorzystywanie.
Środki prawne przysługujące w przypadku odmowy wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie oraz o prawie do sprzeciwu
Organem odwoławczym od decyzji o odmowie wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego oraz od decyzji o warunkach ponownego wykorzystywania lub o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie jest minister właściwy do spraw informatyzacji.
W zakresie nieuregulowanym ustawą do decyzji o odmowie wyrażenia zgody na ponowne wykorzystywanie informacji sektora publicznego oraz do decyzji o warunkach ponownego wykorzystywania lub o wysokości opłat za ponowne wykorzystywanie stosuje się przepisy ustawy
z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 1691).
Do skarg rozpatrywanych w postępowaniach o ponowne wykorzystywanie stosuje się przepisy ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r., poz. 143 z późn. zm.), z tym że:
1) przekazanie akt i odpowiedzi na skargę następuje w terminie 15 dni od dnia otrzymania skargi;
2) skargę rozpatruje się w terminie 30 dni od dnia otrzymania akt wraz z odpowiedzią na skargę.
